关键词

考勤管理丨午休时间丨代划考勤丨考勤表丨正班丨加班丨请休假丨工资表丨归档管理

 

八大问题

关于正常工作时间工资以及加班工资的折算,众多公司HR和法务已经明晰。一个不容忽视的规则是,正常工作时间工资以及加班工资核算,主要依赖于工作时间的统计,虽然信息化已进入2.0时代,云考勤已逐步取代传统的考勤软件,但很多企业都是基于过时的手工统计,没有相应的考勤系统来进行自动化管理。

 

然而,在我们处理大量的劳动争议案件中,发现公司在对工作时间的统计即考勤管理上存在着许多问题,在此列举多种常见问题,以供自查参考。

 

1. 没有考勤管理。有些公司对员工根本没有考勤管理系统,对员工的早到、迟到疏于管理。甚至个别管理层认为,正是由于其宽松的考勤管理留住了许多员工。但是,宽松管理的背后可能会隐藏着危机。

 

2. 中午休息无体现。有些公司在对管理人员的考勤管理上不尽严格,比如早晨上班时、下午下班时各打一次卡,中午的休息时间未能显示。类似的案件已有发生,当员工进行仲裁或者诉讼时,只承认中午休息了30分钟就餐时间甚至主张中午在岗位上一边工作一边午餐,最终公司面对败诉的裁决只得仰天长叹员工“不诚信”。

 

3. 只有简单签到,却无具体时间的记载。有些公司的考勤一直沿用传统的考勤办法,即在考勤表中只显示出勤、事假、病假、产假、婚丧假、探亲假、带薪年休假、迟到、早退、旷工等考勤记载,但是缺乏上下班具体时间、迟到早退的明确记载,也缺乏其他明确的申请或确认单据。我们发现,有些企业甚至对未出勤的背景和原因未做任何记载、备案。

 

4. 考勤记录无员工签名确认。在一个考勤周期结束时,只有电脑记录或者工卡(考勤卡)存档,没有任何签名,或者只有考勤员和主管部门负责人签名,皆没有被考勤者本人签名。当发生劳动争议,公司举出真实的考勤记录,而员工提出异议时,考勤记录亦有不被采信的风险。

 

5. 对员工未出勤的原因未明确。在员工没有出勤的天数中,公司未能注明该员工未出勤的原因,是无薪假还是有薪假,时常难以分辨。

 

6. 调休工作无确认、无说明。有些公司因业务分为旺季和淡季,会发生工作时间调休,但是,公司在公休日工作的记录上并未注明系调休原因,在调休前后皆无员工的签名确认。

 

7. 时常发生代划考勤的情况。几乎每一家公司都对代划考勤制定了严厉的惩罚制度,但是,如何避免代划考勤却未充分关注。在代划考勤的问题上,我们必须分析产生类似问题的根源所在。

 

8. 公司考勤资料未能妥善保管。一些单位对员工的考勤资料不能妥善保管,致使发生劳动争议时,发生丢失、部分丢失现象,使自己在举证上处于劣势地位。

 

六点建议

有效防范考勤引发的法律风险,就必须从法律认知、具体安排、实务操作等各个层面加强管理。

 

1. 加强考勤管理意识。为能充分行使自己在劳动争议中担负的举证责任,为充分维护自身合法权益,公司应当加强法制观念,重视考勤管理,从管理人员到普通员工,都应把考勤及考勤确认当回事。

 

2. 改进公司正在使用的考勤表如果公司现有考勤表的记录并不完善,最好能及时精确记录如下事项:上下班时间;迟到、早退的时间;请休假、旷工的时间。如遇员工旷工、不辞而别等特殊情况,一个考勤周期内员工不能签字认可时,应由该员工所在部门的负责人在考勤表中注明理由或原因。同时,公司人力资源部门要按照员工知道的考勤管理制度或国家的相关规定,及时作出书面处理决定并通知员工本人。

 

3. 正班与加班分开统计。在一个考勤周期内,对正常工作时间与加班加点时间分开统计。有条件的单位还可以采用打卡或电脑指纹考勤与手工考勤相结合的方法对同一员工进行考勤,此种方法便于加班时间和加班日期的综合计算和统计。“正班”与“加班”的区别必须厘清,否则易引发加班工资计算倍数的错误,此问题不可忽视。

 

4. 考勤统计表要求被考勤者本人及时签名确认。对考勤记录的统计表,在一个考勤周期结束时,不仅要有考勤员和主管部门负责人签字,还必须有被考勤者本人的签字认可。

 

5. 考勤的信息统计在工资表上确认。如果考勤统计表每月统计签署的工作量较大或不便操作,可以在工资支付表上详细列明,然后由员工本人签领时书面确认。

 

6. 考勤统计表归档管理。公司要注重对考勤资料的定期收集和存档管理,把考勤资料的管理纳入人力资源管理的日常工作中去。一个考勤周期结束后、一个年度考勤结束后,公司应按部门、周期、年度分别把考勤资料装订成册指定专人存档妥善保管。